Outsourcing księgowości – dlaczego administrację lepiej zostawić specjalistom?

Polscy przedsiębiorcy zamiast samodzielnie zajmować się finansami lub zatrudnić specjalistę,  coraz chętniej powierzają prowadzenie księgowości zewnętrznym podmiotom. Dlaczego firmy stosują takie rozwiązanie? Przedstawiamy cztery powody, dla których warto rozważyć skorzystanie z outsourcingu księgowości lub innych procesów.

Księgowość stanowi jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania każdej firmy. Dobrze prowadzona pozwala na bieżącą kontrolę kondycji finansowej przedsiębiorstwa, a także monitorowanie przepływów pieniężnych. Przedsiębiorcy często szukają różnych rozwiązań na prowadzenie księgowości. Jednym ze sposobów na zarządzanie budżetem firmowym, coraz częściej jest przekazanie działań firmie specjalizującej się w księgowości. Dlaczego warto nawiązać taką współpracę?

Po pierwsze – oszczędność pieniędzy

Zatrudnienie specjalisty ds. księgowości to dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa. Pierwsze są związane z procesem rekrutacji, a także przeszkoleniem nowego pracownika. W drugiej kolejności należy zadbać nie tylko o wydzielenie przestrzeni i sprzętu biurowego, opłacenie składek, ale również stałą pensję. Warto pamiętać, że podczas nieobecności pracownika należy również zatroszczyć się o zastępstwo, co niesie za sobą kolejne koszty. Zarządzanie księgowością to także konieczność zakupu odpowiedniego oprogramowania, zgodnego z przyjętymi normami, które umożliwi sprawne prowadzenie działań. Koszty w tym przypadku nie są jednorazowe. Aktualnie na popularności zyskują abonamenty, w ramach których możliwy jest dostęp do odpowiednich programów, jednak każdy wiąże się z dodatkowymi kosztami. Przekazanie działań związanych z prowadzeniem księgowości firmie zewnętrznej stanowi więc dobre rozwiązanie dla przedsiębiorcy, ponieważ w takim przypadku ponosi on koszty tylko za usługę, które są niższe.

Po drugie – księgowość w dobrych rękach

Przedsiębiorstwa, które decydują się na prowadzenie księgowości przez firmę zewnętrzną mogą przede wszystkim liczyć na pomoc eksperta. Pracownicy w firmach specjalizujących się w księgowości mają duże doświadczenie, które zdobywają współpracując przy różnych projektach. Śledzą rynek, dzięki czemu są na bieżąco, orientują się we wszystkich aspektach prawnych, a także potrafią szybko reagować na zmiany. – Eksperci z zewnętrznych firm bardzo dobrze orientują się w przepisach, są również wsparciem w zakresie kwestii regulacyjnych. Specjalizują się nie tylko w księgowości, ale w całych procesach księgowych – ustawiają je optymalnie, wdrażają procedury, które mają na celu zapewnienie prawidłowości rozliczeń z władzami skarbowymi. Dzięki ich działaniom rośnie wiarygodność, terminowość i zgodność ze stanem faktycznym informacji na temat finansów firmy –  tłumaczy Wojciech Kryński z Ground Frost, zajmującej się usługami z zakresu księgowości. Profesjonalizm dotyczy również raportowania. Osoby, które zajmują się prowadzeniem księgowości, często swoje doświadczenie zawdzięczają pracy w dużych firmach. Zajmowały się systemami raportowania, dzięki czemu są w stanie w taki sposób ustawić raportowanie, aby rozwijająca się firma uzyskiwała wszystkie niezbędne informacje  –  dodaje Wojciech Kryński. Dlatego decydując się na taką współpracę warto postawić na doświadczony zespół. Wówczas właściciele zarówno tych małych, jak i większych firm, nie muszą  martwić się o monitorowanie działań.

Po trzecie – nie tylko księgowość

Outsourcing może dotyczyć wszystkich procesów, które są uważane przez firmę za niestanowiące podstawę jej działalności. W każdym przedsiębiorstwie takich procesów jest wiele a zaliczyć do nich można m.in.: dokonywanie płatności, zarządzanie płynnością czy ściąganie należności. Takie działania  pochłaniają czas kierownictwa, a nie prowadzą do tego, co w firmie jest najważniejsze czyli zwiększania sprzedaży, pracy nad produktem, utrzymywania relacji z klientami. – Ściąganie należności, jest absolutnie kluczowe dla płynności firmy, ale często w firmach nie ma się kto tym zająć. Zadania z tym związane często są wykonywane przez osoby, które w danej chwili mają czas czyli czasami księgowe, czasami sprzedawcy, a czasami prezes. W efekcie – nikt nie kontroluje tego procesu, a klienci płacą w dowolnym terminie. Przerzucenie tego procesu na usługodawcę, wraz z wytyczeniem zasad, według których ten proces powinien przebiegać zapewni natychmiastową poprawę płynności firmy – wyjaśnia Wojciech Kryński z Ground Frost. Innym przykładem są skomplikowane, ale często poboczne procesy specyficzne w danej firmie. – Współpracowaliśmy z firmą, która generowała półroczne podsumowania współpracy z każdym klientem detalicznym, w celu utrzymania z nimi dobrych relacji. Ponieważ robili to ręcznie – zajmowało im to za każdym razem trzy dni robocze. Przejęliśmy ten proces wprowadzając wiele usprawnień. Wymyśliliśmy pewną automatyzację na podstawie danych zgromadzonych w systemie klienta i opracowaliśmy narzędzie generujące tą informację automatycznie. Teraz zajmuje nam to cztery godziny robocze – klient dostaje informacje dla klientów szybciej. Udało się to osiągnąć właśnie dzięki temu, że poświęciliśmy czas na optymalizację procesu, nad którym klient nigdy nie miał czasu się nawet zastanowić – mówi Wojciech Kryński z Ground Frost.

Po czwarte – zaoszczędź czas na rozwój firmy

Outsourcing procesów jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które rozwijają się dynamicznie i nie chcą tracić czasu na kwestie administracyjne. Dzięki temu nie muszą na bieżąco śledzić zmian ani nadzorować obiegu dokumentów. Wszelkie aktywności związane z prowadzeniem księgowości, czy innym określonym procesem przejmuje na siebie firma zewnętrzna, która jest zobowiązana do przesyłania analiz oraz raportów z prowadzonych działań.  Firmy nie tracą czasu na wykonywanie przelewów, fakturowanie lub ściąganie należności, dzięki czemu uwalniają czas i zasoby na sprzedaż lub rozwój produktu. Eksperci automatyzują to co możliwe, bazują na elektronicznej wymianie danych i stają się „zewnętrznym działem wewnętrznej księgowości”. Dodatkową korzyścią dla firm jest pełna transparentność działań. Przedsiębiorca na każdym etapie może sprawdzić działania, a także uzyskać najważniejsze informacje – wyjaśnia Wojciech Kryński z Ground Frost. Takie instytucje w ramach świadczeń oferują często wsparcie nie tylko w działaniach związanych z księgowością, ale także chętnie doradzają w sprawach związanych z prawem czy podatkami.

Księgowość prowadzona w nieodpowiedni sposób to czynnik, który w pewnych sytuacjach może prowadzić do upadku biznesu. Dlatego przedsiębiorcy, którzy nie mają odpowiedniego przygotowania merytorycznego i doświadczenia w księgowości powinni rozważyć wsparcie profesjonalistów.

1 KOMENTARZ

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here